Az alkalmazás adatkezelési tájékoztatója

1. Kire és mire vonatkozik

Ez a tájékoztató a Graphium alkalmazásra (app.graphium.hu) vonatkozik: arról szól, mi történik a bejelentkezett felhasználó, az előfizető szervezet és az általuk összekötött rendszerek adataival. A graphium.hu weboldal adatkezelését külön tájékoztató írja le.

Az adatkezelő:

Adatvédelmi tisztviselő: nem neveztünk ki, mert erre a GDPR 37. cikke szerint nem vagyunk kötelesek. Adatvédelmi kérdésekben a kapcsolattartó elérhetőség: hello@graphium.hu.

A szolgáltatást kizárólag üzleti célra, szervezeteknek és egyéni vállalkozóknak nyújtjuk (a továbbiakban: előfizető). Hogy egy adott adat tekintetében ki az adatkezelő, az adat fajtájától függ:

• Az összekötött rendszerekből származó és a szolgáltatásban keletkező tartalom (dokumentumok, levelek, beszélgetések, megbeszélések leirata) tekintetében az előfizető — az Ön munkáltatója, megbízója vagy egyéni vállalkozóként Ön maga — az adatkezelő: ő dönti el, mely rendszereket köti be, meddig őrizzük az adatokat és ki fér hozzájuk. Mi az ő utasításai szerint eljáró adatfeldolgozó vagyunk; a feltételeket az adatfeldolgozási megállapodás tartalmazza. Mivel ezekért az adatokért adatkezelőként az előfizető — az Ön munkáltatója vagy megbízója — felel, az ilyen adatokra vonatkozó kérdésével és kérelmével elsősorban hozzá érdemes fordulnia. Ha mégis hozzánk fordul, a megkeresést továbbítjuk neki, és a teljesítésben segítünk.
• A fiók-, hitelesítési, számlázási, fizetési, elszámolási és biztonsági adatok, a felhasználási feltételek elfogadásának rögzítése, a letiltott szervezetek azonosító adatai, az előfizető kapcsolattartóinak adatai, valamint az időpontfoglalás adatai tekintetében mi vagyunk az adatkezelő, és ezekre ez a tájékoztató vonatkozik.

2. Milyen adatokat kezelünk

Fiók- és hozzáférési adatok. Név, e-mail-cím, a szervezet neve, a jelszó titkosított lenyomata, a kétlépcsős azonosítás beállításai, a bejelentkezések és a bejelentkezési kísérletek adatai. Munkahelyi fiókkal (Microsoft vagy Google) történő belépésnél a szolgáltató által küldött azonosítók. A felhasználási feltételek elfogadásakor (illetve az adatkezelési tájékoztató megismerésekor) az elfogadás ténye, időpontja, az elfogadó neve, e-mail-címe és IP-címe, az elfogadott dokumentumok változat-azonosítója és szövegük lenyomata.

A bevezetőben megadott részleg és iparág. A bevezető kérdéseknél megkérdezzük, melyik részlegen dolgozik, a szervezet adminisztrátorától pedig azt, milyen iparágban működik a szervezet. Ezeket abból a célból kezeljük, hogy a bekötendő rendszerekre és a funkciókra vonatkozó ajánlásaink illeszkedjenek a munkájához. A megadásuk nem kötelező: mindkét kérdésnél választható a „nem mondom meg” válasz, és a megadott érték később a profilban, illetve a Szervezet-beállításokban módosítható.

Ha munkatársként meghívást kapott, a nevét és az e-mail-címét nem Öntől, hanem a szervezete adminisztrátorától kaptuk, aki a meghívót elküldte (GDPR 14. cikk (2) f)).

Letiltott szervezet adatai. Ha egy szervezetet súlyos szerződésszegés — például jogszabályba ütköző használat — miatt letiltunk, a szervezet nevét, domainjét, adószámát és a letiltás okát megőrizzük; egyéni vállalkozónál ezek személyes adatok lehetnek.

Az előfizető kapcsolattartói. Ha az előfizető a szerződéskötés, a támogatás, a számlázás vagy az üzemeltetés során kapcsolattartót jelöl meg, az ő nevét, e-mail-címét és — ha megadják — telefonszámát kezeljük, hogy a szerződéssel kapcsolatban el tudjuk érni. Ezeket az adatokat nem Öntől, hanem az előfizetőtől kapjuk (GDPR 14. cikk (2) f)).

Számlázási és fizetési adatok. A számlázási név (cégnév vagy az egyéni vállalkozó neve), adószám, cím, a számlázási e-mail-cím, a kiállított számlák adatai, valamint a fizetés ténye, összege és a Stripe által adott azonosítók. A bankkártya adatait nem látjuk és nem tároljuk — azokat a Stripe kezeli.

Elszámolási adatok. A licencelt helyek száma, az egyenleg állása és feltöltései, a mesterséges intelligencia használatának mennyisége és díja felhasználónként és modellenként.

Az összekötött rendszerekből származó adatok. A szolgáltatás akkor működik, ha Ön összeköti vele a saját rendszereit: levelezést, dokumentumtárat, naptárat, valamint ügyviteli, ügyfélkezelő, projektkezelő, számlázó és hasonló üzleti rendszereket. Csak azok a rendszerek érhetők el, amelyeket Ön összekötött, és azokban is csak az, amihez a forrásrendszer Önnek hozzáférést ad. Ezekből:

• fájl- és mappaadatok (név, hely, méret, típus, a módosítás időpontja és a módosító neve, hivatkozás), valamint az ezekből készített rövid leírás, hogy a kereséskor megtaláljuk a megfelelő dokumentumot. A dokumentumok tartalmát ehhez nem töltjük le és nem tároljuk;
• a dokumentumok tartalma, amelyet a kérdés megválaszolásához a forrásrendszerből letöltünk és feldolgozunk;
• levelek, naptári bejegyzések és üzleti rekordok, amelyeket a kérdés megválaszolásához lekérdezünk;
• a válaszhoz felhasznált részletek, amelyek a beszélgetésben megmaradnak, hogy a válasz forrása utólag is ellenőrizhető legyen.

Beszélgetések. A kérdés, a válasz, valamint annak nyilvántartása, hogy a válasz milyen dokumentumokra és műveletekre épült.

Ügymenetek (playbookok) és memória. Az ismétlődő feladatok leírt menete, amelyet Ön vagy a szervezete rögzített, valamint a memória — a személyes memória és a témakörök —, amelyet az asszisztens a kérdések előtt magával visz. Mindkettő olyan szöveg, amelyet Ön ír, ezért tartalmazhat személyes adatot is.

Beszédfelvétel. Diktáláskor és megbeszélés-leiratozáskor a hangfelvételt beszédfelismerő szolgáltatásnak továbbítjuk. A hangfelvételt nem tároljuk — az a leiratozás közben átfolyik a rendszeren. A leirat a megbeszélés végéig nálunk épül, lezáráskor pedig az Ön saját rendszerébe kerül dokumentumként, tőlünk pedig törlődik. A rögzítés indításakor a felvételt indító felhasználó megadhatja a résztvevők nevét és e-mail-címét, és nyilatkozhat arról, hogy őket tájékoztatta és a hozzájárulásukat beszerezte; ezt a nyilatkozatot (ki, mikor, melyik szöveg alapján) a megbeszéléshez rögzítjük. A résztvevők tájékoztatása a szervezet feladata, nem a miénk.

Használati és biztonsági adatok. A műveletek naplója, valamint hibanaplók.

Hozzáférési kulcsok. Az összekötött rendszerekhez tartozó jelszavak és jogosultsági kulcsok, titkosítva.

Időpontfoglalás. Ha konzultációt foglal, a nevét, e-mail-címét, a választott időpontot és az Ön által megadott megjegyzést.

3. Mire használjuk az adatokat, és milyen jogalapon

A jogos érdeken alapuló adatkezeléseknél elvégeztük az érdekmérlegelést: a munkatársi fiók nélkül a szervezet nem tudná a szolgáltatást a munkatársainak biztosítani, a kapcsolattartó elérhetősége nélkül a szerződést nem lehetne teljesíteni, a biztonsági napló pedig az érintett érdekét is szolgálja, mert az adataihoz való hozzáférés így nyomon követhető. Az érdekmérlegelés eredményét kérésre megküldjük.

Reklámcélra nem használjuk az adatokat, és nem adjuk el. Címzettjeiket a 6. pont sorolja fel.

A szolgáltatás rendeltetése szerint különleges adatot nem kezelünk. Ha olyan rendszert köt össze, amelyben ilyen adat szerepel, annak kezeléséről az előfizető dönt.

4. Modelltanítás csak a szervezet felajánlásával

Az Ön és szervezete adatait — kérdéseket, válaszokat, dokumentumokat, leveleket, leiratokat — semmilyen mesterségesintelligencia-modell tanítására, finomhangolására vagy értékelésére nem használjuk, sem közvetlenül, sem anonimizált formában — kivéve, ha a szervezete adminisztrátora az adatfelajánlást kifejezetten bekapcsolja. Ez alapból ki van kapcsolva. A nyelvi modelleket kiszolgáló Amazon Bedrock az adatokat modelltanításra nem használja, és a modellek gyártóinak nem adja át.

A szolgáltatás működési (eszközhasználati) nyomvonala kizárólag azt tartalmazza, hogy a rendszer mely eszközét, milyen sorrendben, mennyi ideig, milyen hibakóddal és mekkora erőforrás-felhasználással használta. Szabad szöveget, paramétert, eredményt és felhasználó-azonosítót nem tartalmaz, ezért nem az előfizető tartalma, hanem a mi rendszerünk működési adata. A szolgáltatás üzemeltetésére és hibaelhárítására használjuk, valamint — az előfizető azonosítása nélkül, több előfizető adataival összesítve — a szolgáltatás és a saját MI-modelljeink fejlesztésére. Ez nem érinti a fenti szabályt: az Ön tartalma a szervezete felajánlása nélkül modelltanításra nem kerül.

Adatfelajánlás modellfejlesztésre. Ha a szervezete adminisztrátora a Szervezet-beállítások között az adatfelajánlást bekapcsolja, az alábbiak szerint kezeljük az adatokat:

5. Meddig őrizzük az adatokat

A hideg tároló célja. A beszélgetések tartalma a beállított határidő után kikerül a szolgáltatás működő adatai közül, de legfeljebb egy évig még visszaadható. Erre azért van szükség, hogy az előfizető egy utólagos vita, belső vizsgálat, hatósági megkeresés vagy érintetti kérelem esetén ellenőrizni tudja, milyen választ adott a rendszer és mire alapozta. A hideg tárolóban lévő tartalomhoz a szolgáltatás nem nyúl, és egy év után automatikusan törlődik.

Törlés kérésre. A fiók törlésével a hozzá tartozó adatok törlődnek, kivéve azokat, amelyeket jogszabály alapján meg kell őriznünk. A szervezet adminisztrátora a szervezet teljes adatkörét a felületen azonnal törölheti. Kérelem: hello@graphium.hu.

6. Kik kapják meg az adatokat, és hol kezeljük őket

Adatfeldolgozóink — az adatokat a mi megbízásunkból és utasításunk szerint kezelik:

Önálló adatkezelő címzettek — a saját felelősségükre kezelik a nekik átadott adatot:

Az Ön által összekötött rendszerek és a saját modellkulccsal (BYOK) bekötött modellszolgáltatók nem a mi címzettjeink — azok az előfizető saját rendszerei és szerződései; az adat az előfizető utasítására áramlik feléjük, akár az EU-n kívülre is.

Harmadik országba továbbítás. A szolgáltatás adatait az Európai Unióban tároljuk és dolgozzuk fel; kivétel a hello@graphium.hu címre küldött levelezés, a Microsoft- és Google-bejelentkezés, valamint a fizetés: a Stripe az adatokat az Egyesült Államokba is továbbíthatja, az EU–USA Adatvédelmi Keretrendszer, illetve általános adatvédelmi kikötések alapján. Ezekre a fenti táblázatok irányadók. Adatfeldolgozóink anyavállalata az Egyesült Államokban székel; az általuk esetleg harmadik országból végzett üzemeltetési vagy támogatói hozzáférésre az EU–USA Adatvédelmi Keretrendszer, illetve a GDPR 46. cikke szerinti általános adatvédelmi kikötések vonatkoznak.

Új adatfeldolgozó igénybevétele előtt legalább 30 nappal értesítést küldünk, és az előfizetők tiltakozhatnak ellene.

Munkatársi hozzáférés. Munkatársaink az Ön tartalmához csak kivételes esetben férnek hozzá: az előfizető vagy az Ön kérésére hibavizsgálathoz, biztonsági incidens kezeléséhez, vagy ha jogszabály kötelez rá. Erre legfeljebb két kijelölt munkatársunk jogosult, és csak a hozzáférés indokának rögzítésével; a hozzáférés tényét belsőleg rögzítjük. Az infrastruktúra kezelési műveleteit (így az üzemeltetési feladatok indítását) az AWS CloudTrail naplózza.

7. Hogyan védjük az adatokat

• Minden előfizető adata elkülönített adatbázis-területen van.
• Az adatok titkosítva tárolódnak és titkosított csatornán utaznak; a hozzáférési kulcsokat előfizetőnként külön titkosítási kulcs védi.
• A hozzáférés szerepkörhöz kötött. A jelszavas belépéshez kétlépcsős azonosítást kapcsolhat be; Microsoft- vagy Google-fiókkal történő belépésnél a szervezete saját fiókszolgáltatójának szabályai érvényesek.
• A szolgáltatás műveletei utólag nem módosítható naplót írnak.
• A rendszer által automatikusan futtatott kód elszigetelt környezetben fut, és nem ér el olyan adatot, amelyhez a felhasználónak sincs jogosultsága.
• A mesterséges intelligencia által előállított fájlokat és kiküldött leveleket gépileg olvasható módon jelöljük — a felhasználási feltételek 6.8. pontjában felsorolt kivételekkel.

8. Automatizált döntéshozatal

Automatizált döntéshozatalt — ideértve a profilalkotást — a GDPR 22. cikke szerinti értelemben nem végzünk: a szolgáltatás Önre nézve joghatással járó vagy Önt hasonlóan jelentős mértékben érintő döntést nem hoz. A mesterséges intelligencia válaszai döntéstámogató információk, amelyeket ember ellenőriz.

9. Az érintett jogai

Önnek joga van hozzáférni az Önről kezelt adatokhoz, kérni azok helyesbítését, törlését, a kezelés korlátozását, élni az adathordozhatóság jogával, valamint tiltakozni a jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen.

Kérelem benyújtása: hello@graphium.hu. A megkeresésre legkésőbb egy hónapon belül válaszolunk; ha a kérelem összetett, erről és a legfeljebb két hónappal hosszabb határidőről ugyanezen a határidőn belül tájékoztatjuk.

Ha a munkáltatója vagy megbízója előfizetésén keresztül használja a szolgáltatást, a tartalomra vonatkozó kérelmet elsősorban az előfizetőhöz érdemes benyújtani, mert ott ő az adatkezelő. Ha hozzánk fordul, továbbítjuk neki, és segítünk a teljesítésben.

Az adatszolgáltatás jellege (GDPR 13. cikk (2) e)). A fiók- és a számlázási adatok megadása a szerződés megkötésének, illetve a számla kiállításának feltétele: ezek nélkül a regisztráció nem jön létre, és a fizetős szolgáltatás nem vehető igénybe. Az összekötött rendszerek bekötése nem kötelező, de nélküle a szolgáltatás érdemben nem működik.

Panasz: a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál (székhely: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11.; postacím: 1363 Budapest, Pf. 9.; telefon: +36 1 391 1400; e-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu; honlap: www.naih.hu), illetve bírósághoz fordulhat — a pert a lakóhelye vagy tartózkodási helye szerinti törvényszék előtt is megindíthatja.

10. A Google API-król kapott adatok

A Google API-król kapott adatokat a Google API Services User Data Policy szerint — a Limited Use követelményeket is beleértve — használjuk, és így adjuk tovább bármely más alkalmazásnak. A Google Workspace API-kból kapott adatokat nem használjuk általánosított mesterségesintelligencia- vagy gépi tanulási modellek fejlesztésére, javítására vagy tanítására. A Google ennek a vállalásnak a szó szerinti, angol nyelvű közlését is megköveteli, ezért az alábbi mondatot eredeti nyelven közöljük: „Graphium's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.”

A Google-felhasználói adatot kizárólag az Ön által kezdeményezett funkciókhoz használjuk, nem adjuk át harmadik félnek (a 6. pontban felsorolt adatfeldolgozókon kívül, és csak a funkció nyújtásához), és embernek csak a 6. pont szerinti kivételes esetben mutatjuk meg.

Ha Google-fiókot köt össze a szolgáltatással, a következő hozzáféréseket kérhetjük — mindegyiket az Ön által kezdeményezett funkciókhoz:

Jóváhagyás. Az asszisztens által javasolt módosításokat alapból csak az Ön jóváhagyása után hajtjuk végre. A visszafordítható műveleteknél (például piszkozat írása, címke felvétele, megbeszélés létrehozása vagy áttétele, szöveg beszúrása, mappa létrehozása) beállíthatja, hogy ugyanazt a műveletet a jövőben ne kérdezzük meg külön; ez csak az Ön saját kéréseire, valamint az Ön által létrehozott, az Ön nevében futó ügynökökre és folyamatokra vonatkozik, és a Jóváhagyások oldalon bármikor visszavonható. Levél elküldéséhez, megbeszélés lemondásához, dokumentumban, táblázatban vagy bemutatóban meglévő tartalom cseréjéhez, valamint egy meglévő Drive-fájl felülírásához mindig kell a jóváhagyása.

Ügynökök és folyamatok. A Google-kapcsolatát az Ön által beállított ügynökök és folyamatok is használhatják, ütemezve vagy egy eseményre (például új levélre) indulva, az Ön nevében és az Ön hozzáférésével, akkor is, ha Ön épp nem használja a szolgáltatást. Ehhez külön, kifejezett engedélyt ad, és a Google-hozzáférés csak akkor használható, ha az elmúlt 60 percben megerősítette, hogy Ön az; különben a futás vár. A módosításokra a fenti jóváhagyási szabály vonatkozik: a döntésre váró kérést a Jóváhagyások oldalon és e-mailben jelezzük, és ha 72 órán belül nem dönt, a módosítás elmarad.

Meddig őrizzük a Google-ből lekért tartalmat. A kérdés megválaszolásához lekért levél- és fájlrészletek a beszélgetés vagy a futás részeként az 5. pontban írt ideig maradnak meg: alapból 30 napig, ezután legfeljebb 365 napig archívumban, majd automatikusan törlődnek. A Drive-fájlok adatait (név, hely, típus, módosítás) és az ezekből készült keresési leírást a kapcsolat megszüntetéséig őrizzük; a fájlok tartalmát keresési célra nem tároljuk, a kérdés megválaszolásához letöltött tartalmat legfeljebb 24 óráig tartjuk átmeneti gyorsítótárban. A Google-ből származó adatot modelltanításra akkor sem használjuk, ha a szervezet adminisztrátora az adatfelajánlást (4. pont) bekapcsolta.

Saját modellkulcs. Ha az előfizető a saját modellszolgáltatói kulcsát köti be (6. pont), a kérdés megválaszolásához szükséges Google-adat az előfizető utasítására ehhez a szolgáltatóhoz is eljut, kizárólag a kért funkció nyújtásához.

A hozzáférés bármikor visszavonható az Ön Google-fiókjának biztonsági beállításaiban, illetve a kapcsolat megszüntetésével a szolgáltatásban. Az utolsó Google-kapcsolat megszüntetésekor a hozzáférést a Google-nél is visszavonjuk, és töröljük a Drive-fájlok nálunk tárolt adatait.

Summary in English

Graphium's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. We do not use data obtained through Google Workspace APIs to develop, improve, or train generalized AI and/or ML models, and Google user data is excluded from model training even if the customer organization opts in to data contribution.

We use Google user data only to provide user-facing features the user initiates:

• Google Drive (full access): searching and reading the user's files as a knowledge base to answer questions; creating folders; saving files the user asked for (such as meeting notes) into a folder the user specifies. The assistant never deletes or trashes Drive files or folders. The user may move their own meeting note to the Drive trash from our interface, where it remains recoverable.
• Gmail (gmail.modify): reading emails to answer the user's questions, drafting and sending emails (sending always requires the user's explicit approval), applying labels and marking emails as read. The assistant never archives, trashes, marks as spam or deletes emails.
• Google Calendar (events, free/busy): answering calendar questions; creating, rescheduling and cancelling meetings at the user's request; attendees are always notified of reschedules and cancellations, and cancelling always requires the user's approval; checking the free/busy status of the user and colleagues the user names.
• Google Docs, Sheets and Slides: opening, creating and editing documents at the user's request; replacing existing content always requires the user's approval.
• Search Console (read-only): listing the user's verified sites and their search performance in response to the user's questions.

Changes proposed by the assistant run only after the user's approval by default; for reversible actions the user may choose not to be asked again, for their own requests and for agents and workflows they created that run in their name, and can withdraw this at any time. Sending email, cancelling meetings, replacing existing document content and overwriting an existing Drive file always require approval.

Agents and workflows: agents and workflows the user sets up may also use the Google connection, on a schedule or triggered by an event (such as a new email), in the user's name and with the user's own access, also when the user is not using the app. This requires the user's explicit permission, and Google access is used only if the user verified their identity within the last 60 minutes; otherwise the run waits. The approval rules above apply: pending requests are shown on the Approvals page and by email, and if the user does not decide within 72 hours, the change is not made.

Retrieved Google content is kept as part of the conversation or the run for 30 days by default, then in an archive for up to 365 days, after which it is deleted automatically. Drive file metadata (name, location, type, modification) and the search description built from it are kept until the user disconnects; we do not store file content for search, and content fetched to answer a question is cached for at most 24 hours. When the user removes their last Google connection, we also revoke our access at Google. Data is stored encrypted in the EU (AWS, Stockholm) and processed by language models through Amazon Bedrock, which does not use it for training and does not share it with model vendors. We do not sell Google user data or use it for advertising. If the customer organization connects its own model provider key, the Google data needed to answer a request is also sent to that provider at the customer's instruction, solely to provide the requested feature. Our staff can access user content only at the request of the user or the customer organization for troubleshooting, for security purposes, or where required by law. Users can revoke access at any time in their Google Account security settings or by disconnecting the integration in our app, and can request deletion at hello@graphium.hu.

11. A tájékoztató módosítása

A szolgáltatás fejlődésével ez a tájékoztató változhat. Érdemi változásról — új adatkezelési cél, új adatfeldolgozó, hosszabb megőrzési idő — a hatálybalépés előtt legalább 30 nappal értesítést küldünk. A tájékoztató hatályos változatának dátumát és jelét az alábbi sor mutatja. Minden változat a változat-azonosítóval jelölt, rögzített címen elérhető marad (a jelen változat: https://graphium.hu/app/adatkezelesi-tajekoztato-2026-10-10.html).

Hatályos: 2026. október 10-től · Változat: 2026-10-10